國際交流初體驗，學生竟寫信沒禮貌！如何帶孩子寫出「第一封」親切溫暖的信件

進行國際教育以來，最令人歡欣鼓舞的其中一件事，就是開啟一段與國際姐妹校的課程合作，讓兩校的孩子拓展國際視野，見見國外的朋友們。

然而，對未來美好的合作憧憬，常常在一瞬間就幻滅；而這個一瞬，往往就發生在一開始。

「Stef 老師，你們的孩子很沒禮貌耶！你有教他們怎麼寫信嗎？」去年，一所我們牽線許久，好不容易總算開啟的一項筆友計畫的美國姐妹校老師這麼跟我說。聽到這話，我臉紅耳赤，覺得這大概可以名列自己人生最羞恥的 10 個時刻之一了。

那個學期，我帶著學生進行了一個讓他們跨國文化訪談的課程，而在要訪談對方學生之前，我先請學生寫了一封邀約信件。不料，信一寄出，這位美國的老師就馬上和我反應台灣孩子信件的禮儀問題。

我馬上請那位寄信的台灣 A 學生給我看看信件內容。果然，在看完之後我差點沒有腦抽風。A 在這封兩人首次接觸的邀請信件是這樣寫的：

圖片提供：吳緯中老師

這封信全文就長這樣子了，沒有更多了。再看一次，你發現了哪些問題？

發現了嗎？

1. 沒有標題：這封信的標題叫做「No Subject」，就是當你沒打標題時，出現的預設標題，也就是「無標題」！
2. 沒有稱呼：這封信沒頭沒腦，劈頭就説Hello。然而，也沒稱呼對方的名字，是在Hello？
3. 沒介紹自己：學生只在信裡寫著自己來自哪個學校：「I’m a student from……」，整封信卻沒有一個字介紹到自己是誰。
4. 沒有問候、沒有署名：信的結尾，只提出自己要什麼，然後丟下一句：「Is that all right?」卻沒有親切的問候，更沒有基本的署名！

然而，除了格式千瘡百孔之外，這封信的另一個也許更嚴肅的問題，出在信裡口氣的理直氣壯。A在信裡寫著：「My teacher emailed you before……」，好像自己是收信者的上司一樣，以命令的口吻說：「嘿，我的老師之前寄信給你要有個訪談，所以我要跟你約時間……」，好像對方非配合不可。更可怕的是，整封信裡，沒有「謝謝」、沒有「請」、沒有委婉的敬語，或至少客氣的招呼。

在看著我用匪夷所思的表情看著信件，然後將眼神以十倍速漸慢轉向他的時候，A 仍然渾然無覺，竟然說：「怎麼了嗎？這封信不是寫的很清楚嗎？而且他為什麼他都不回我信，真的很沒禮貌耶！」這讓我差點再暈死了一次。

經過陪著他看完整封信和每個問題時，A 好不容易才慢慢理解信中的問題。在隔天，他寄出了一封新的信件（註），總算挽救了差點夭折的合作，讓後續的課程慢慢走上軌道。

贏/輸在起跑點的第一次接觸

在國際交流中，兩方不同國家學校的第一次接觸是無比重要的。透過第一次愉快的互動，能建立友好的地基，為未來一學期，甚至一年或多年的合作建立穩固的根基。而這一切，全都從第一次的接觸開始。

反過來說，如果連第一封信都寫不好，不僅冒失、得罪對方，不小心還會丟了學校的名譽。

我想，基本的書信禮儀，在網路時代尤其顯得珍貴。當大家都習慣了用次文化網路用語、各種表情符號，以及沒有標點符號的語言時，即使人們天天在回 Line、在 IG 上發文、在各種網路平台下留言，看起來寫了很多字，卻不代表人們懂得基本的書信禮儀。

而禮儀是要被培養的，它不是自然就會擁有的事。經過了這次辱國喪氣的教訓後，我開始思考，我要怎麼帶著孩子，讓孩子們寫出一封大方、合宜、誠懇、禮貌的信件呢？

寫出一封適宜信件的結構和原則

在那次事件後的每次國際交流，我都會帶著孩子們好好看看該如何寫信，展開第一次的國際接觸。我將自己所寫的信件分享給他們，讓他們觀察其中包含了哪些架構，又該注意哪些原則。

下方這封信，是我在這一年啟動新一輪的國際交流課程前，所寫給對方姐妹校學生的信件。這次合作的主題，也是讓台灣學生向對方進行跨文化的訪談，理解不同國家的文化特色、生活節慶等等。這封信寄出去之後，接著就是讓台灣學生接手寫信聯繫對方。

這封信是這樣寫的：

寫信範例。圖片提供：吳緯中

1. 收件者 Recipient

首先，誰需要收到這封信。雖然這聽起來再理所當然不過，但若連對象都寄錯，真的會糗到不行。是寄給老師、學生、社會人士；是寄給一位，還是多位？這些最基本的資訊，都需要再三確認。

2. 信件標題 Subject

在信件標題裡，只有一個最重要的原則，就是將你想做的事，寫進你的標題裡，讓對方一看標題，就知道寄信的目的。

在我這封信件標題中，我直截了當的寫：「Welcome to Virtual Interview with Kai-Ping Students」，讓對方學生清楚，開平的學生即將要訪談他們了。

3. 稱謂與打招呼 Greeting

信件的開頭，少不了的就是一句親切的問候。而問候的用語，則決定於你們的親密程度。在我的信件中，我尊稱對方的學生為「Dear global scholars」，一面是讓對方覺得被重視，一面也是即將要借重他們的幫忙。到了熟一點，甚至可以用一聲親切的「Hello」或「Hey」來表達熱情與溫暖。

4. 內文 Body

一封信件最核心的，就是它的內文；而對收信者來說，最容易迷惑的，也是它的內文。因為許多人會將信件當作日記長文，劈里啪啦的輸出一大堆文字。

內文中最該掌握的原則，就是在一開始清楚說出你要什麼。對，就這麼簡單，到底是要邀請訪談、提供資訊，還是要填寫問卷……，就明明白白把它寫出來。不要東扯西扯了一大段之後，還讓別人不太確定你到底想幹嘛。

要把你想做的事，和你希望對方做的事，盡量在三段內，呈現出包含人、事、時、地、物等關鍵的資訊，並用簡潔明確的文字寫出來。

在英文中有個「question-less」 和 「self-standing」的信件寫作原則，意思是當對方看完信之後，不會再延伸出更多的問題，因為最重要資訊和答案都被包含在內文裡了。

當資訊較多時，也有幾個參考的小技巧整理出清晰的文字：

• 用列點呈現，讓讀的對象不會在文字海中遺漏了重點。
• 若想強調某幾個重點，可以適度的使用其他醒目的顏色（例如紅色、藍色）標示出來，或用粗體字呈現。
• 如果真的還有希望讓對方知道的相關背景知識，可以用超連結、副件等方式，讓對方延伸閱讀。

總之，簡化你的文字，不要夾雜了無關、冗長的描述，讓人讀完了之後心裡OS：「到底關我啥事？」

5. 結尾問候與署名 Sign-off and name

好不容易將信寫完了，千萬別漏掉了結束前的問候。就如同開頭的打招呼，結尾的問候也是根據彼此的熟悉度，從最正式、恭敬的……

• Sincerely,
• Respectfully,
• Warm/ Kind/ Best regards,
• With gratitude,

到比較輕鬆、隨意的……

• All the best,
•  Yours,
• Cheers,
• Take care,

都是不錯的選擇，也都能讓人覺得溫暖而不失禮貌。

最後，在寄出前，檢查一次文法、拼字，我通常會請學生用 Grammarly 網站自己訂正文法。接著再看看有沒有漏掉的附件、不適合的口吻，試著站在對方的立場，思考如果是自己收到這封信，會有什麼反應和疑問。

我始終感謝那位提醒我的美國老師，讓我學到了既慘痛又珍貴的經驗。在多次與國際的交流經驗後，我也深受啟發，就永遠不要忽略那些看起來顯而易見的事。因為越是那些顯而易見，大人們覺得理所當然的地方，反而就是讓孩子能開始學習的切入點。

註：寫信範例

以下信件是我後來陪著學生A將信件改過，重新寄出的版本：

Hello XXX,

I'm A, a student of Kai-Ping Culinary School.

I'm writing this letter humbly to request for an interview with you, which is my pleasure and I would like to express my thanks to you.

My teacher Stef had written an invitation email earlier to you, and I hope I could have the chance to learn about Korea's culture from you.

Before we schedule the formal virtual interview, could we use Instagram or Line afterwards to further our cooperation?

Here are my IG id: XXX/ Line id:XXX

Please feel free to reach me, thank you again for accepting the culture interview!

Best regards,
A

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