如何用AI為行政省時? 老師的數位融入行政工作經驗＆資源蒐羅！

隨著數位工具、AI功能推陳出新，老師們除了融入教學，現在也有愈來愈多老師嘗試用 AI 開發貼近自己需求的數位工具，或是發揮數位工具的特性，為例行事項上省下時間，也創造新的工作模式。

例如今年暑假，有多位老師使用雲林縣成功國小老師張哲剛用 ChatGPT 開發的「行事曆生成器」，快速製作新學期的校園行事曆，在社群上分享、討論。

若想嘗試將科技應用在行政工作，能留意哪些事情？從哪裡找學習資源？《翻轉教育》彙整三位老師的數位工具行政應用經驗與分享，提供讀者參考。

用 ChatGPT 開發校園行事曆生成器

雲林縣成功國小老師張哲剛對資訊科技一直都有興趣。過去，他在教學上想運用一些數位小工具，或腦中有應用數位工具的想法時，除了上網找資源，也會找能寫程式的朋友幫忙。現在， AI 就成為他實現想法的得力助手。張哲剛發現，只要把需求對 AI （ChatGPT）詳盡描述出來，將每個步驟切割好，用自然語言的方式和 AI 對話，就能製作出簡單的工具。

就像張哲剛有感於擔任主任要製作學期行事曆時，得將日期填到 Word 上、或更改舊的版本，修改文字顏色等，相當花時間，因此就想：「（這）搞不好可以用 AI 做出來」，於是便開始跟 ChatGPT 對話，產出了「學校行事曆生成器」。老師們只要輸入幾個項目，就能生成一張行事曆表格，大幅提升工作效率。

圖片截圖編輯自張哲剛老師的youtube頻道的「自製學校行事曆生成編輯器使用說明」影片，連結：https://www.youtube.com/watch?v=N6T3GEGPT-I

除了行事曆生成器，張哲剛在自己的網誌「阿剛老師的異想世界」也分享了許多用AI生成的教學與行政工具，如經費支出明細表生成工具、計畫成果照片檔案生成器等。

張哲剛提到， ChatGPT 就能幫助行政做許多事情，像是能從無到有生成想法，老師再依據結果做調整。他也分享， AI 每次給的答案不同，能用不同的方法多問問看，也要檢核答案正確性，問久了，大概就知道什麼樣的問法產出的結果會符合自己需要，「不要怕，多試就對！」

→張哲剛老師的網誌：阿剛老師的異想世界

善用 Google 工具，加快行政效率

苗栗卓蘭高中設備組組長、也是 Google 認證講師的賴建宏曾在一場「我用google做行政」的線上研習中，分享多項 Google 工具運用：透過 Gmail 範本加速處理公務信件、將 Google Tasks 與日曆作為專案管理助手、用 Google sheet 共編配課表……深度運用數位工具，融入在日常工作中。

以共編配課表為例，賴建宏受訪時分享，過去在教學組處理排課事務時，原先的工作模式是先製作好 excel 檔案寄給各科召集人，召集人填完後將檔案寄回，教務處將收到的十多份檔案彙整成總檔排課，但檔案往來之間格式可能被改動到，或同事們填寫的方式不同，使整合工作變得複雜。　

賴建宏於是引入雲端共編排課的方式。他先透過課程發展委員會和同事們介紹如何使用雲端共編表單及篩選器功能，帶大家操作，也分享如何將雲端試算表下載後存在電腦，降低部分同事的不安感。排課採用共編模式處理後，賴建宏觀察，作業時間縮短了應該有一週。

賴建宏讀研究所時曾針對擔任行政工作的國中老師做過研究，發現老師們不願擔任行政工作的很大比例原因是行政工作過於繁複，因此，當賴建宏找到能幫助老師在行政或教學工作上更便利的數位工具時，便相當樂於分享，他也持續在網誌分享 AI 工具等科技運用，以及為了和校內老師介紹 google classroom 功能所撰寫的電子報等。

對於想嘗試將數位工具融入行政工作的老師，賴建宏提醒要選擇安全且符合資安的數位工具，因為行政工作會碰觸到政府機關文件、甚至是需保密的公文，也要留意個資資訊。

另外，賴建宏也建議老師「不要給自己太大的壓力」，因為他觀察到，現在有些老師有「數位工具荒」，指的是會羨慕許多老師會運用好多工具，自己也很想跟上所謂「大神」老師的腳步，結果可能安裝了許多相近功能的工具，卻未熟悉運用。

他指出，數位工具並非拿來「比較」用，而是要幫助自己解決繁瑣事項，精進自我，因此鼓勵老師們不用過於恐慌，多方嘗試後，找到自己喜歡也好上手的工具，就能自我勉勵。

→賴建宏老師的「我用Google做行政」分享：上集、下集
→賴建宏老師的網誌：「野孩子教師」的資訊草地樂園

設計 AI 機器人，協助公文擬寫與簽核

經營臉書粉絲專頁「方方老師，教學有方 」、在國小任教的方方老師經常在《翻轉教育》分享各式自製的 AI 機器人運用（方方老師打造的AI機器人，可參考老師的Notion資料庫）。

這學期，方方老師由導師轉為接任行政，有感於處理行政事項耗時，需回覆大量的通知、撰寫公文等，他設計了一個AI機器人，加速公文擬寫、簽核（即公文函、公文簽、擬辦）。只需將來文上傳，或輸入自己需撰寫的內容，AI 便能根據既定公文格式與要求，生成符合標準的公文。（詳細操作可參考方方老師的文章：運用AI減量行政！公文簽、函輕鬆一鍵搞定！）

方方老師建議，初次使用這個 AI 公文機器人時，老師能先嘗試撰寫非機密性質的公文，熟悉機器人的操作。使用時也務必留意個人敏感資訊（如身份證號碼、地址等）與機密資料（如尚未公開的政策或決策），並需檢查生成內容，特別是措辭精確度和是否符合格式。

此外，方方老師通常會逐字逐句地核對內容，確認語意通順，是否有漏字、內容重複、用字不準確的地方等，根據需求手動微調。

「也許有一天，透過 AI 的協助，行政工作變得簡單，也能不再令人抗拒。隨著技術的不斷進步，我相信未來無論是行政工作、或是教學的事務上會能夠更加多變。」方方老師在文章中如此寫道。

→方方老師的教學notion資料庫
→方方老師的粉絲頁：「方方老師，教學有方」

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今年翻轉教育學院推出「 即學即用！數位增能應用之道」課程，邀請專業講師從不同面向分享應用數位工具的思維與方式，例如曾獲師鐸獎，著有百本電腦教科書的呂聰賢老師在「日常行政：活靈活現的活動紀錄法」課堂中，分享如何運用 ChatGPT 規劃影片腳本，用 Canva 快速製作影片等。善用數位工具幫助自己實踐想法、發揮創意，並更有效率地完成工作。

翻轉教育也整理「AI X 數位工具補充包」，提供老師尋找學習資源時參考，由後方連結進入canva，點擊圖卡中的文字就能超連結到各項資源：https://cplink.co/EJwQQncf