拒絕浪費時間的無效開會！學會5個溝通技巧，讓說服、會議順利達陣

減少誤會，就靠最後5分鐘

教了幾百次，部屬還是搞不懂？請示再請示，主管還是講不清？彼此都像霧裡看花，理由多半是因為傳達訊息時有所保留，多用「想像」來理解談話。

如何獲得真實的訊息？困惑時，果敢詢問對方，絕對是預防誤解的不二法門。但想問出真心話，行動時機是關鍵。把握對方站起身、準備開門的那一刻，或是雙方告別後，準備離去的短暫空檔發問，最有機會釐清對方積藏在心底的真意。

因為人在專注談話時往往精神緊繃，對談結束之後鬆懈下來，態度會不自覺從先前或多或少的「競爭意識」轉為友好。形式上的結束，反而是促進雙方理解的開始。

「最後5分鐘的閒聊會開創未來。」《閒聊的魔法：掌握讓對方卸下心防的關鍵15秒》作者中谷彰宏點出把握溝通「最後一哩」的巧妙。他提醒：「告辭後走向電梯時，一定要商談。」另外像是酒足飯飽或者手上握著熱飲時，一般人也容易卸下心防，都是很棒的發問時機。當誤解變了解，溝通不再打高空，自然能避免後續衍生出的額外成本。

壞事說前頭，更有說服力

「你想先聽好消息，還是壞消息？」這句常見的玩笑話，背後其實暗藏溝通的祕密。美國加州大學研究發現：如果你是傾聽者，約有四分之三以上的機率會想先聽壞消息。但弔詭的是，有65～70％傳達消息的人寧願先說好消息。講話的人總是期待得到對方正面的反饋，但事實上，「等候壞消息」往往會讓聽者更焦慮。

所以在溝通時，不妨逆向思考，「壞事說前頭」，反而有意想不到的效果。《心理學，最巧妙的商戰武器》作者一条真也舉例，比如當顧客對車子的購買意願不高時，「這輛新車雖然有點難操控（負面），但可以飆出很快的速度喔（正面）」這樣說，會比單說產品的好話有效。只強調正面訊息，容易引起對方質疑訊息的真實性。不怕「說壞話」，反而能讓人覺得態度真誠。

再者，人對於訊息的接收與記憶，會慣性著重在句末的結論，技巧性地將正面訊息放在最後，會形成對訊息的整體印象，讓說服力加分。

開會前：列出備忘錄快速備戰

開會大概是職場上最常見的集體溝通形式。亞馬遜（Amazon）執行長傑夫．貝佐斯（Jeff Bezos）對於會議始終貫徹「6頁備忘錄原則」。他要求會議發起人必須事先準備一份不超過6頁的備忘錄，內容要言簡意賅，直指問題核心、條列解決方案，配合圖表、數據和分析。

開會時，則先從所有人閱讀備忘錄開始，前5～10分鐘全場鴉雀無聲。除了可以確保大家都「有備而來」，確實了解會議目標之外，每個人專注閱讀資料，也可營造類似「儀式」的效果，從此快速進入備戰狀態。相較於PPT，備忘錄能夠避免訊息被打斷，也更能營造認同感。

無獨有偶，日本溝通大師齋藤孝在《會議革命》一書中建議，開會前可先以一頁為限，列出會議大綱。會議大綱如何製作？齊藤孝主張，盡可能將所有訊息壓縮，讓與會者一分鐘內可以快速讀完。接著，可利用「一看到問題就想回答」的群眾心理，在提案單上列出3個最重要的問題，激發與會者思考，之後再從重要度高的議題開始逐一討論。

開會中：分析對象，設定說話策略

如何讓會議進行能事半功倍？第一步是了解與會者特性，從受眾的需求切入思考。舉例來說，如果會議參與者對業務已有相當了解，敘述時應把握「單刀直入」的大原則。先反問自己：行動背後的核心目的是什麼？試著把長期願景、短期目標和策略濃縮在150字內表達，讓與會者快速進入狀況。

假如會議目的是布達新措施，則要著重說明行動緣由，讓大家明白「為什麼」，引起共鳴，接下來的討論才更能全力以赴。「以『產生共鳴→引導發現→達成共識並行動』的流程進行企畫，並促使參加者自發性地走上這條路。這就是高手的技術。」《感動會議術》作者日本經營顧問寺沢俊哉建議。

至於面對爭議性高的議題，同理心則是促成會議圓滿落幕的關鍵。不妨利用「感謝」來結束先前的爭執，再提出結論，例如：「非常感謝大家的建議，這個問題接下來可這樣處理。因為……。」藉著解釋緣由加強論點，拿回會議主導權。

記得，選擇有效的說話策略，有賴先前對會議目標的理解以及對與會者心理變化的掌握。因時制宜，運用不同方法，才能避免「會會相連到天邊」。

散會前：善用白板，解開癥結

幾乎每個會議室都有白板，卻不是每場會議都能善加利用。別再放任白板淪為裝飾品了，只要運用得宜，白板是扭轉會議節奏的關鍵工具。

「利用白板，可讓會議的生產力提升好幾倍。」《零秒思考力﹝實踐篇﹞》作者、活躍於麥肯錫公司（McKinsey & Company）14年的企業顧問赤羽雄二指出，麥肯錫的開會要角就是白板。聰明運用白板，不只能鼓勵發言、統整問題、達成共識，還能在會議結束時一併完成會議紀錄，避免變成模稜兩可的自說自話。「白板是領導會議最重要的武器，」他指出。

赤羽雄二歸結麥肯錫的開會原則是：盡可能直接寫下大家的發言內容。由領導者一邊主持、一邊寫，可讓與會者集中注意力在白板上，同時確認發言內容，並整理問題。這樣除了可以讓與會者清楚了解討論的進行，也幾乎不會有人再提出重複論點。

面臨衝突時，白板也有助於找出問題核心，「試著當場在白板右下角的空白處畫個表格來整理，將名字橫向排列，再縱向列出雙方論點。先列出相同點，再列出相異點，就會一目了然，」赤羽雄二建議。會議結束前的最後5分鐘，拍下白板上的訊息傳給大家，會議紀錄就完成了。

管理大師彼得．杜拉克（Peter Drucker）說：「有效率的管理者不開無效的會議。」別再讓開會變成上班的夢魘，會議改造，就從現在開始。

＊本篇文章由【Cheers雜誌】授權刊登，未經同意禁止轉載。

看更多：

化繁為簡溝通術！４招把複雜內容變簡單，讓人一聽就懂
當AI崛起人才淘汰賽已開打！年薪百萬新職業「AI溝通師」在做什麼？
「DISC」人格行為分析：你的團隊適合什麼樣的溝通方法？
張忘形專欄｜「在嗎」是最糟的問法！用LINE溝通請注意這４件事
溝通的藝術：高CP值的職場溝通句型，信件、電話都適用